Taannoin kokouksen sähköisyydellä viitattiin kokoussalin jännittyneeseen tunnelmaan, mutta jatkossa monet kokoukset voivat olla kirjaimellisesti sähköisiä ja paperittomia.
Espoon valtuusto pohti viime maanantain seminaarissa valtuuston työskentelytapoja, ja sähköiset kokouskäytännöt nousivat toistuvasti esiin puheenvuoroissa ja ryhmätöissä. Toiset haluaisivat luopua paperisista esityslistoista kokonaan ja nopeasti, toiset etenisivät hitaammin ja tahtovat etenkin laajat asiakirjat luettavakseen paperilla. Yksittäiset luottamushenkilöt eivät haluaisi koskea tietokoneeseen lainkaan.
Itse lukeudun niihin, jotka lukevat asiakirjoja mieluummin tietokoneen ruudulta kuin paperilta. Lukutapani on epälineaarinen, loikin sisällysluetteloiden, linkkien ja sanahakujen avulla tekstissä edes takaisin. Se on minulle paras tapa hahmottaa esimerkiksi satoja sivuja pitkien lakiesitysten kokonaisuutta. Mitä laajempi asiakirja sitä mieluummin luen sitä nimenomaan tietokoneen avulla. Olen myös toivottoman huono paperiarkiston pitäjä, ja sähköinen asiakirja-arkisto on pelastanut minut monesta pulasta.
Espoo ei totisesti ole kokousten sähköistämisen eturintamassa, mutta ehkä hyvä niin. Voimme ottaa opiksi Vantaan ja Helsingin ja muiden sähköiseen kokouskäytäntöön siirtyneiden kuntien kokemuksista. Samoja virheitä ei kannata toistaa. Esimerkiksi eri luottamuselinten esityslistoihin ja asiakirjoihin on päästävä käsiksi samalla tietokoneella. Kokousjärjestelmä asiakirjoineen kannattaa sijoittaa pilveen, jolloin niitä voi käyttää miltä työasemalta tahansa.
Asiakirjojen lukemiseen käytettävän työaseman näytön on oltava riittävän suuri ja laadukas. Etenkin montaa ikkunaa yhtä aikaa avoinna pitävät kokousjärjestelmät vaativat kunnollisen näytön. Pikku-läppärin ruudulla ikkunat menevät toivottamaksi surpuksi. Toisaalta koneiden on kuljettava myös helposti mukana, repussa, käsilaukussa tai man-bagissä. Toimivan kompromissin löytäminen ristiriitaisten tarpeiden väliltä on haastavaa.
Tärkeintä on ottaa käyttäjät mukaan järjestelmän ja sen käyttöönoton valmisteluun. Paras tapa hapattaa ihmisten suhde uuteen työtapaan on tuoda se ennalta ilmoittamatta heidän työpöydilleen.
Sähköisellä kokousjärjestelmällä on hintalappu, mutta niin on myös paperisella kokoustamisella. Monistus- ja lähettikuluja kertyy, kun esityslistat liitteineen tulostetaan ja toimitetaan kaikille valtuutetuille. Kustannusten vertaileminen lienee myös paikallaan.
PS: löytyisiköhän iPadille toimivaa kokousjärjestelmää?
__
Vaalipelitraileri YouTubessaMikrolahjoituksen vaalikassaani voi tehdä
täällä tai lähettämällä numeroon 16511 tekstiviestin "TUEXX Jyrki Kasvi", jossa XX on lahjoituksen suuruus euroina, esimerkiksi 10 tai 20. Tähän mennessä lahjoituksia on kertynyt runsaat 2119 euroa! Kiitos!!!
