Teamware mon amour

Kahdeksan megan lobbausmeili. Voi kiesus! Ministerityöryhmän kutsu, kaksi megaa, toinen lobbausviesti, kolme megaa. Ja kaikki nämä kolmentoista viimeksi tulleen viestin joukossa. Ja päivän mittaan viestejä tulee satoja. Ei ihme, ettei eduskunnan sähköpostilaatikkoa ehdi tyhjentää yhtä nopeasti kuin se täyttyy. Olen laskeskellut, että vaikka tyhjentäisin (tai siis avustajani tyhjentäisi) sähköpostilaatikkoni kokonaan, se olisi jo parin kolmen viikon päästä niin täynnä, että omien viestien lähettäminen olisi mahdotonta.

Vinkki lobbareille: Jos haluatte, että viesteillänne on edes toivoa tulla luetuksi, älkää liittäkö niihin suuria liitetiedostoja. Lyhyestä virsi tai uskontoa tunnustamaton kansanlaulu kaunis eli kaikki olennainen kannattaa tiivistää varsinaiseen viestitekstiin. Ja jos asia ehdottomasti vaatii taustakseen lisätietoa, jokaiseen _200_ sähköpostiin voi laittaa linkin _yhdelle_ (1) nettisivulle, jolta liite löytyy.

Eduskunnan käyttämässä Teamware postissa on hyvin rajalliset inboxit. Vaikka omaani on laajennettu monta kertaa, se on edelleen vaivaiset 250.000 kilotavua pieni, kuten Teamware aina käynnistyessään muistuttaa. Ja jos ja kun laatikossa on yli 250.000 kilotavua viestejä, omien viestien lähettäminen ei enää onnistu. Moni kollega onkin kertonut joutuvansa omia viestejä lähettääkseen usein tuhoamaan satoja viestejä niitä sen tarkemmin erittelemättä. Kaikki eivät tosin tiedä, että jos haluaa tyhjentää Teamware postin roskakorin heti eikä parin kolmen tunnin viipeellä, sitä ei kannata tehdä valikosta löytyvällä tyhjennä roskakori -toiminnolla vaan avaamalla roskis, valitsemalla tuhottavat viestit ja tuhoamalla ne hiiren oikean painikkeen takaa löytyvällä toiminnolla. Mystistä.

Eduskunnan sähköpostin toiminnallisuuskaan ei ole tätä päivää. Esimerkiksi viestejä voi etsiä vain lähettäjän nimen tai otsikon perusteella. Sisältöhakua ei ole. Automaattinen viestien lajittelu on puolestaan niin työlästä, että vain harva on vaivautunut edes opettelemaan koko temppua. Moni haluaisikin jatkolähettää kaikki viestit johonkin selainsähköpostiin, jossa on enemmän tilaa ja paremmat toiminnot, mutta kun sekään ei ole mahdollista.

Ei ihme, että tietoni mukaan ainakin kaksi kansanedustajaa on jo luopunut eduskunnan sähköpostiosoitteen käytöstä kokonaan. Kun heidän kansan.edustaja@eduskunta.fi-osoitteeseensa lähettää viestin, saa automaattisen vastauksen, jossa kerrotaan, mihin selainsähköpostiosoitteeseen viesti tulee lähettää.

Mitä hyvää eduskunnan sähköpostijärjestelmästä voi sanoa? No ainakin sen, että järjestelmä kaatuu jatkuvassa ylikuormituksessa vain harvoin. Jos eduskunnan sähköposti olisi auto, se olisi vanha Lada. Startti pakkasella vaatii osaamista, mutta toimii omien rajoitteidensa puitteissa kuitenkin varsin luotettavasti.

Mutta kun muistaa, miten keskeinen työväline sähköposti on kansanedustajan työssä, nykytilanne on kaukana tyydyttävästä. Riittävän muistitilan, käytettävyyden ja sähköpostin perustoimintojen lisäksi eduskuntatyö asettaa sähköpostijärjestelmälle myös erityisvaatimuksia. Esimerkiksi luottamuksellisten sähköpostiviestien salaamisen tulisi olla mahdollisimman helppoa. Nyt järjestelmä ei tue salaamista, vaikka etenkin puolustusvaliokunta ja ulkoasianvaliokunta käsittelevät usein luottamuksellisia asioita. (Korjaus klo 14:50 - eduskunnassa _on_ vuoden 2009 ajan käytössä Valtiokonttorin Del-Tagon-salauspalvelu [mistä tuo tavuviiva siihen on tullut?]. Tieto siitä on vaan mennyt ainakin minulta ohi korvien, käyttöohje päivätty 8.1.2009.)

Uusi sähköpostijärjestelmä (tai kokonaan uusi toimistojärjestelmä jos minulta kysytään) maksaa tietysti rahaa. ”Eduskunta tuhlaa” -lööppejä on siis luvassa, jos ja kun sellainen hankitaan. Mutta kai kansanedustajakin ansaitsee asianmukaiset ja ajan tasalla olevat työkalut? Jookos?
___

CC - Creative Commons Nimeä & Ei muutoksia & Epäkaupallinen.