Miljoonien musta aukko

» Tullin tavaraliikenteen turvallisuusriskien kartoittamiseen tarkoitettu, 2,7 miljoonaa maksanut Rita-tietojärjestelmä on neljä vuotta myöhässä.

Sähköistä reseptiä ollaan lopulta ottamassa käyttöön, 10 vuoden kehittelyn ja kymmenien miljoonien kustannusten jälkeen.

Helsingin kaupungin taloushallinnon tietojärjestelmän käyttöönotto meni pitkäksi, ja 150.000 laskun lähettäminen viivästyi kuukausilla.

Kansallisen potilastietojärjestelmän piti olla ensimmäisten suunnitelmien mukaan käytössä vuonna 2007. Yli 20 miljoonaa euroa myöhemmin järjestelmä otetaan käyttöön vaiheittain vuosina 2013-2015.

Eduskunnan 4,7 miljoonaa euroa maksava Eduksi-järjestelmä viivästyy.

Julkishallinnon tietojärjestelmähankkeet näyttävät pääsääntöisesti epäonnistuvan. Vaikutelma on osaksi harhaa, sillä onnistuneista hankkeista ei tehdä uutisia.

Vaikka kaikki hankkeet eivät epäonnistu, jokin julkishallinnon it-projekteissa mättää. Aivan liian usein saamme lukea hankkeista, joiden aikataulu on revennyt vuosilla ja budjetti paisunut miljoonilla.

Pahimmissa tapauksissa tuloksena on ollut pelkkää tyhjää. Tietojärjestelmähanke on keskeytetty tai sen tuloksia ei ole otettu käyttöön. Esimerkiksi valtionhallinnon 9 miljoonaa euroa maksaneelle Valda-asianhallintajärjestelmälle ei enää sen valmistuttua löytynyt käyttäjiä.

Suurten epäonnistumisten varjossa tehdään myös pieniä mokia, jotka eivät ylitä uutiskynnystä. Esimerkiksi pieni muutos potilastietojärjestelmän käyttöliittymään lisäsi potilaiden tietojen kirjaamiseen kuluvaa aikaa 10-20 sekuntia. Kun sairaanhoitopiirissä on tuhansia potilaita päivässä, tuloksena oli kymmenien henkilötyövuosien ja satojentuhansien eurojen menetys.

# # #

Ongelmista syytetään usein vanhentuneita hankintakäytäntöjä. Rahan säästämiseksi ja korruption ehkäisemiseksi kuntien ja valtion on kilpailutettava kaikki merkittävät hankintansa. Kopiokonepaperin ja asfaltoinnin kilpailuttamiseen sopivat käytännöt sopivat kuitenkin huonosti tietojärjestelmien kehittämiseen.

Kilpailutus edellyttää, että tiedetään ennalta, mitä ollaan tilaamassa. Nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä tietojärjestelmän tarkka ennakkomäärittely on kuitenkin mahdotonta. Maali liikkuu. Tilaajan tarpeet ehtivät muuttua monta kertaa ennen järjestelmän käyttöönottoa.

Perinteinen kilpailutus johtaa käytännössä vesiputousmalliin, jonka on jo pitkään tiedetty soveltuvan huonosti monimutkaisten tietojärjestelmien kehittämiseen.

Uusi hankintalaki mahdollistaisi myös aiempaa ketterämmät it-hankkeet, mutta markkinaoikeuden pelko saa julkishallinnon pitäytymään koeteltuihin hankintarutiineihin.

Valitus markkinaoikeuteen voi viivästyttää hankintaa yli vuodella. Samalla kaikki uudesta tietojärjestelmästä riippuva kehitystyö pysähtyy odottamaan markkinaoikeuden päätöstä.

Riskin välttämiseksi pitäydytään käytäntöihin, joista on kokemusta ja markkinaoikeuden ennakkopäätöksiä. Itse asiassa tietojärjestelmiä ei pitäisi tilata lainkaan, vaan toiminnan kehittämistä, mikä mahdollisesti edellyttää tietojärjestelmää.

# # #

Hankintakäytäntöjen lisäksi haasteena on tilaajan ja toimittajan osaamisen epäsuhta. Tilaajaorganisaatio ei ole välttämättä koskaan aiemmin hankkinut laajaa tietojärjestelmää. Toimittaja sen sijaan tuottaa useita järjestelmiä vuodessa.

Julkishallinnon it-hankkeita ohjaavat työryhmät, joissa virkamiehet istuvat oman toimensa ohessa. Hankkeiden seuraamiseen ja jatkuvaan uudelleenmäärittelyyn jää vain siivu työajasta.

Ulkopuolista it-hankkeiden ja projektijohtamisen kokemusta ja asiantuntemusta ostetaan vasta kun hanke alkaa pykiä.Miljoonien eurojen tietojärjestelmän hintaan verrattuna konsultin palkkio on kuitenkin marginaalinen kustannus.

Asiantuntijapalvelujen määrittely ja kilpailuttaminen onkin sitten julkisen sektorin toinen suuri haaste.

Jyrki J.J. Kasvi
Kirjoittaja on Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus Tieken tutkimus- ja kehittämisjohtaja.